Qual a importância do e-mail corporativo nas empresas?

Investir em um e-mail corporativo é muito importante para que a empresa possa se comunicar com os consumidores e com os próprios colaboradores.

Mas antes de explicar especificamente sobre o e-mail corporativo, é fundamental entender a importância do e-mail em si para as organizações.

Esse meio de comunicação é uma das ferramentas mais importantes hoje em dia, pois facilita o contato entre os funcionários, fornecedores, clientes e qualquer outra pessoa que queira entrar em contato com a marca.

Hoje em dia, as organizações investem em e-mail corporativo para melhorar seu trabalho e fazer com que a comunicação seja mais rápida e eficaz. Além disso, também pode atuar como registro das ações e das tomadas de decisão.

Porém, para aproveitar todos os benefícios e potenciais desse recurso, é fundamental saber utilizá-lo no meio organizacional, caso contrário, pode abrir brechas para vírus que afetam os programas e sistemas usados pela corporação.

Com as medidas de segurança adequadas, é inegável que o e-mail facilita o cotidiano da empresa, independentemente de seu segmento de atuação.

Este texto vai explicar o conceito de e-mail corporativo, mostrar sua importância para as empresas e dar algumas dicas para criá-lo e aproveitar seus benefícios.

O que é e-mail corporativo?

E-mail corporativo é um tipo de e-mail que possui domínio próprio e conta com a identidade da empresa. Ele é necessário porque a comunicação é essencial entre os clientes e colaboradores, mas a companhia não pode depender de provedores gratuitos.

Um endereço personalizado transmite credibilidade e confiança, além de mostrar todo o profissionalismo do negócio. Também conta com mais funcionalidades, como espaço de armazenamento, segurança contra fraudes e domínio grátis.

Uma auto escola perto de mim também pode criar outras contas personalizadas, sincronizar com diferentes dispositivos e integrar tarefas em seu e-mail. Mas para obter essa facilidade, é necessário contratar uma conta em um serviço de e-mail profissional.

Importância do e-mail corporativo

A importância de adquirir um e-mail profissional para o negócio se explica por meio das vantagens que esse canal de comunicação oferece. São elas:

• Mais credibilidade;
• Reconhecimento;
• Segurança;
• Aumento da produtividade;
• Melhorias para o marketing.

É muito comum que os usuários se sintam inseguros ao receber uma mensagem com assunto profissional, enviada de um e-mail pessoal. É justamente por isso que o e-mail corporativo traz mais credibilidade para a empresa.

Ele transmite confiança tanto para a marca como para as pessoas que recebem as mensagens, além de mostrar que se trata de uma empresa comprometida e que se preocupa com a qualidade da comunicação com seus clientes.

Embora pareça um recurso simples, com uma conta de e-mail profissional, uma loja especializada em tela MacBook A1502 consegue até mesmo divulgar melhor sua marca e produzir valor simbólico.

Ao longo do tempo, ele ajuda a construir o reconhecimento da empresa e ela passa a ser vista com bons olhos pelos clientes.

Além do mais, é importante lembrar que é cada vez maior o número de empresas que caem em golpes de e-mail, e os mais comuns são aqueles aplicados por meio do envio de faturas falsas em nome da companhia.

Essas mensagens solicitam que os clientes façam pagamentos com valores que são enviados para a conta dos golpistas, por isso, é indispensável investir em uma solução que traga mais segurança e controle.

Contratar um serviço de hospedagem é a melhor forma de garantir a segurança dos e-mails, independentemente do conteúdo da mensagem.

O compartilhamento rápido das informações e o acesso aos dados armazenados conseguem colaborar com a produtividade das equipes, e o e-mail profissional contribui nesse sentido.

Justamente por isso diversas empresas dos mais variados tamanhos e segmentos investem nessa facilidade. Além de todas essas vantagens, também é um excelente canal de relacionamento com os consumidores na internet.

Consequentemente, uma clínica especializada em ozonioterapia emagrecimento consegue aprimorar suas estratégias de marketing digital. Isso porque o e-mail marketing é uma das ações mais importantes nesse cenário.

Com uma conta profissional, a comunicação se torna mais segura para o contato e as estratégias de marketing conseguem melhorar seus resultados.

Como criar e-mail corporativo?

Para criar um e-mail profissional, a organização precisa seguir alguns passos rápidos e simples. Esses passos são os seguintes:

Registrar um domínio

A primeira coisa a ser feita é registrar um domínio, ou seja, o endereço da marca na internet para desenvolver sites e e-mails corporativos. O ideal é inserir o nome do negócio no domínio para que as pessoas possam identificá-lo imediatamente.

No caso de profissionais autônomos, é interessante usar o próprio nome, e ao escolher o domínio, também é necessário selecionar uma extensão, como “.com” ou “.com.br”.

Outra possibilidade é fazer o registro do domínio por meio de um serviço de hospedagem ou então pelo próprio provedor de e-mail.

Escolher um provedor

Um fabricante de mochila personalizada de jogos utiliza um provedor de e-mail para sua conta profissional, existem diversas opções no mercado, inclusive gratuitas. Entretanto, as versões pagas são mais robustas e preparadas para negócios maiores.

Na hora de escolher o provedor, é fundamental saber quais são as demandas do negócio. Por exemplo, é necessário saber quantos endereços de e-mail são necessários, o espaço de armazenamento ideal e as funcionalidades necessárias.

Por meio de uma análise detalhada, fica mais fácil escolher uma opção, e existem várias empresas que oferecem esse tipo de serviço pago.

Entre as versões gratuitas existem plataformas de serviços completas, embora tenham algumas limitações que podem ser facilmente superadas por micro e pequenos negócios.

Configurar o e-mail

Depois de contratar o serviço, é necessário configurar o e-mail para poder enviar e receber mensagens. Se uma empresa de instalação de forro isopor contratar serviços de e-mail profissional e domínio de uma mesma empresa, essa etapa é desnecessária.

Isso porque o provedor envia as instruções necessárias para fazer a conexão e, em alguns casos, pode solicitar a verificação de domingo para comprovar quem é o administrador e evitar ataques hackers.

Como proteger o e-mail corporativo?

O e-mail profissional é uma forma de melhorar a imagem da empresa, além de ser um excelente canal de comunicação interno e externo. Mas ele precisa de alguns cuidados para que funcione adequadamente.

Um deles é ver o assunto da mensagem antes de abri-la, pois muitos conteúdos podem representar riscos para o negócio.

Boa parte dos spams se entrega no assunto do e-mail, pois trazem promessas, promoções imperdíveis, entre outros conteúdos do tipo.

A organização precisa conscientizar todos os colaboradores para padronizar a escrita e orientá-los sobre os cuidados antes de abrir qualquer mensagem.

Um provedor de internet para condomínios deve orientar seus funcionários para que tenham cuidado com links e anexos, pois muitos podem conter vírus que prejudicam as máquinas e os sistemas usados pela organização.

Os criminosos são muito criativos e conseguem instigar a curiosidade dos usuários, inclusive, alguns são extremamente convincentes, e quando o destinatário clica em um link, pode acabar baixando um arquivo malicioso.

Quando isso acontece, o vírus se instala imediatamente e pode se espalhar por toda a corporação, e isso fragiliza a sua infraestrutura, deixando informações valiosas nas mãos dos criminosos.

Para evitar esse tipo de problema, é crucial ter atenção aos e-mails que chegam com links e anexos e exigir o mesmo cuidado de todos os funcionários.

Mensagens recebidas de pessoas ou organizações desconhecidas com links e anexos duvidosos não devem ser acessadas.

Assim como é importante pesquisar sobre camera de monitoramento via internet preço para proteger a organização, o negócio deve estar atento às redes sociais.

Ao mesmo tempo que essas plataformas geram oportunidades para as marcas, também representam riscos de ataques cibernéticos.

Se os gestores publicarem seus e-mails corporativos em locais com muita visibilidade, como no corpo da mensagem e sem nenhum tipo de cuidado, qualquer um poderá acessá-lo, o que pode trazer vários prejuízos.

Assim sendo, é fundamental enviar o endereço de e-mail apenas por chat ou mensagens privadas, além de disponibilizar um computador exclusivo para abrir esses conteúdos e contatos externos.

Além de deletar conteúdos com spam, um fabricante de etiqueta auto adesiva personalizada deve denunciá-los para evitar que a mesma mensagem seja enviada para a caixa de entrada.

Esses conteúdos costumam lotar o e-mail e acabam atrapalhando o recebimento de mensagens realmente importantes. Além do mais, na correria do dia a dia, o profissional pode se confundir e apagar um e-mail importante em vez do spam.

Considerações finais

O e-mail profissional é um recurso indispensável para qualquer organização que queira transmitir uma imagem positiva, tanto para o público interno quanto para o público externo.

Negócios de todos os portes podem ter acesso ao e-mail corporativo, por meio de plataformas pagas e gratuitas, e com isso aproveitar todas as suas facilidades e benefícios.

Ele melhora consideravelmente as relações profissionais, traz oportunidades e ainda aumenta a segurança do negócio e sua produtividade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento , onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.