Como otimizar a homologação de fornecedores? 3 passos!

Aqui, vale lembrarmos que o processo de homologação tem por objetivo avaliar empresas fornecedoras antes da contratação. Para isso, são definidos critérios e parâmetros que devem ser atendidos por esses parceiros em potencial.

Durante a análise do cadastro dos fornecedores e de documentos como certidões e licenças, é possível verificar questões fiscais, tributárias, trabalhistas, socioambientais, entre outros e, assim, identificar possíveis riscos para a sua empresa.

Como você deve estar imaginando, são muitos pontos que precisam ser avaliados, e fazer isso manualmente é algo quase impossível, principalmente em organizações com uma rede de fornecimento ampla.

Por isso, a melhor forma de aumentar a eficiência e evitar falhas é aprendendo como otimizar a homologação de fornecedores. E é justamente sobre isso que falaremos agora, neste artigo.

Então, siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre esse tema.

Por que e como é feito o processo de homologação de fornecedores?

O processo de homologação de fornecedores deve ser realizado para que o time de compras e procurement encontre o parceiro de abastecimento mais qualificado para atender a sua empresa.

Além de mitigar possíveis ameaças, essa atividade também ajuda a garantir a compliance e a elevar o nível dos insumos, matérias-primas e/ou serviços contratados.

A maneira como a homologação de fornecedores é feita costuma mudar de acordo com o modelo de negócio, sua dinâmica de funcionamento e necessidades. Porém, em linhas gerais, as etapas desse processo são:

1. definição de critérios
2. pré-qualificação
3. solicitação da documentação
4. análise e avaliação dos documentos
5. aprovação ou não da empresa fornecedora

1. Definição de critérios

Os critérios da homologação de fornecedores são todos os pontos que esses possíveis parceiros precisam atender para abastecer sua empresa.

No caso, estamos falando de questões regulatórias, de sustentabilidade, capacidade financeira, requisitos mínimos de qualidade, tempo de entrega, condições de pagamento, entre outros relacionados.

Ao escolher esses critérios, lembra-se de alinhá-los aos objetivos e valores do seu negócio. Esse cuidado contribui para evitar desentendimentos futuros e para manter a transparência e bom relacionamento com os fornecedores desde o começo da parceria.

2. Pré-qualificação

A pré-qualificação consiste na avaliação inicial do cadastro de fornecedores. A ideia aqui é ter uma visão geral dessa empresa a partir de informações básicas, como tamanho do negócio, tempo de atividade, quais certificações apresenta, entre outras similares.

3. Solicitação da documentação

Se o fornecedor foi aprovado na etapa anterior, é preciso solicitar que ele apresente documentos que permitam uma análise mais aprofundada da forma que ele trabalha e do que tem a oferecer para o seu negócio.

Aqui, podem ser solicitados relatórios financeiros, comprovações de recolhimento de impostos, licenças, alvarás de funcionamento, certidões negativas de débito, comprovante de cumprimento de obrigações trabalhistas, entre outros.

4. Análise e avaliação dos documentos

Com tudo isso em mãos, a quarta etapa consiste em analisar criteriosamente cada documento apresentado. E é aqui que entra a importância de saber como otimizar a homologação de fornecedores.

Afinal, por mais que a sua empresa siga um bom fluxograma de trabalho, realizar essa avaliação manualmente leva tempo e eleva as chances de erros, além de sobrecarregar o time de compra e procurement.

Por outro lado, se esse time conta com boas ferramentas, a exemplo de softwares de gestão de fornecedores, a homologação é feita automaticamente e os profissionais ficam livres para se dedicarem a outras tarefas tão importantes quanto essa.

5. Aprovação ou não da empresa fornecedora

Se após todos os passos anteriores for confirmado que o fornecedor é apto para atender as necessidades de abastecimento da sua empresa, é hora de seguir para a contratação.

É a partir deste ponto que devem ser alinhadas questões como formas e prazos de pagamento, valores, quantidades, tempo e forma de entrega, entre outros relacionados.

Tudo deve ser devidamente registrado em contrato, o qual deve conter os direitos e deveres de cada parte envolvida nessa negociação comercial.

Afinal, como otimizar a homologação de fornecedores? 

Para otimizar o processo de homologação de empresa fornecedoras, o sugerido é que você siga estes passos: 

1. verifique o fluxo utilizado atualmente para homologar fornecedores;
2. identifique gargalos nesse processo;
3. busque por um software que supra as carências da sua empresa.

1. Verifique o fluxo utilizado atualmente para homologar fornecedores

Levante como sua empresa trabalha atualmente no que se refere ao processo de homologação. 

Veja quanto tempo dura cada etapa que acabamos de citar, quem são os responsáveis, quantas pessoas precisam aprovar as fases e, principalmente, o que é feito manualmente e o que é realizado com ajuda de sistemas específicos.

2. Identifique gargalos nesse processo

O segundo passo de como otimizar a homologação de fornecedores tem como objetivo identificar gargalos no seu fluxo utilizado até então.

Para isso, você precisa verificar quais são os obstáculos, pontos com excesso de burocracia e fases que podem ser "enxugadas" para elevar a eficiência dessa atividade.

Quanto mais etapas puderem ser automatizadas, melhor para a dinâmica da sua empresa.

3. Busque por um software que supra as carências da sua empresa

No último passo de como otimizar a homologação de fornecedores, você deve buscar por sistemas que resolvam os problemas identificados anteriormente.

A ideia, portanto, é encontrar ferramentas que se alinhem às necessidades da sua área de compras, que ajudem a aprimorar o fluxo adotado por sua empresa e que melhorem a coleta e análise de dados, reduzindo a quantidade de etapas manuais.

Para isso, faça uma pesquisa para encontrar o melhor software de gestão de fornecedores do mercado, tendo em mente que quanto mais completo ele for, mais dinamismo e resultados trará para a sua empresa.

Assim, na hora de escolher, considere critérios como:

• tempo de mercado;
• companhias que já usam a solução;
• funcionalidades oferecidas;
• possibilidade de adquirir a solução por módulos;
• tecnologia utiliza, a exemplo de Inteligência Artificial;
• entre outros requisitos semelhantes.

Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem fornecedores com apenas alguns cliques!